Regulamin naboru kandydatów na wolne stanowiska pracy niebędące wyższymi stanowiskami do służby cywilnej w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Elblągu

 

§ 1

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Urzędzie – należy przez to rozdziale mieć Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Elblągu;
2. Regulaminie – należy przez to rozumieć regulamin naboru kandydatów na wolne stanowiska pracy niebędące wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej w Urzędzie;
3. BIP – należy przez to rozumieć stronę podmiotową Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu;
4. BIP KPRM – należy przez to rozumieć stronę podmiotową Biuletynu Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
5. PLW – należy przez to rozumieć Powiatowego Lekarza Weterynarii w Elblągu;
6. Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną w rozumieniu Statutu Urzędu;
7. Koordynatorze – należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej bądź osobę kierującą pracami komórki organizacyjnej;
8. Księgowości – należy przez to rozumieć dział do spraw finansowo – księgowych;
9. Stanowisku pracy – należy przez to rozumieć stanowisko pracy niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej w Urzędzie;
10. Naborze – należy przez to rozumieć nabór na wolne stanowisko pracy w Urzędzie;
11. Komisji – należy przez to rozumieć komisję przeprowadzającą nabór;
12. Ogłoszeniu - należy przez to rozumieć ogłoszenie o naborze;
13. Wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o wszczęcie procedury naboru.

§ 2

Procedura naboru składa się z następujących etapów:

1. Zgłoszenie potrzeby zatrudnienia;
2. Sporządzenie i upowszechnienie ogłoszenia;
3. Selekcja kandydatów;

4. Upowszechnienie informacji o wyniku naboru.

§ 3

Procedura naboru może zostać wszczęta w sytuacji:

1. Wystąpienia wakatu na istniejącym stanowisku pracy;
2. Utworzenia nowego stanowiska pracy w Urzędzie;
3. Potrzeby zatrudnienia w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej, z wyłączeniem naboru wewnętrznego.

---

§ 4

1. Zgłoszenie potrzeby zatrudnienia następuje przez sporządzenie przez Koordynatora wniosku, którego wzór określa załącznik nr 1 do regulaminu.
2. Do wniosku dołącza się opis stanowiska pracy, na które ma być przeprowadzony nabór, chyba że opis znajduje się w Księgowości.
3. Podpisany przez Koordynatora wniosek jest przekazywany PLW, w celu podjęcia decyzji w sprawie przeprowadzenia naboru.

§ 5

PLW podejmuje decyzję o organizacji naboru wewnętrznego lub zewnętrznego, na podstawie propozycji Koordynatora zawartej we wniosku, o którym mowa w § 4 ust. 1.

§ 6

W przypadku podjęcia przez PLW o organizacji naboru wewnętrznego, pracownik Księgowości przygotowuje informację o wolnym stanowisku pracy, która jest rozsyłana do pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz umieszczana na tablicy informacyjnej Urzędu.

1. Termin składania dokumentów nie może być krótszy niż 5 dni roboczych.
2. Kandydaci przystępujący do naboru wewnętrznego przesyłają skany wymaganych w tym naborze dokumentów na adres poczty elektronicznej wskazany w informacji.
3. Przeniesienia pracownika wyłonionego w naborze wewnętrznym dokonuje PLW, po uzgodnieniu terminu z Koordynatorami zainteresowanych komórek organizacyjnych.
4. Informacja o wyniku naboru jest udostępniana za pomocą poczty elektronicznej.
5. W przypadku nierozstrzygnięcia naboru wewnętrznego, może rozpocząć się nabór zewnętrzny, po akceptacji PLW.

§ 7

1. Projekt ogłoszenia jest sporządzany przez pracownika Księgowości, na podstawie opisu stanowiska pracy.
2. Ogłoszenie jest upowszechniane przez udostępnienie w BIP, BIP KPRM oraz wywieszenie na tablicy ogłoszeń w Urzędzie.
3. Dopuszcza się możliwość upowszechniania ogłoszeń również w inny sposób, w szczególności na portalach internetowych.

§ 8

1. W ogłoszeniu wskazuje się, że dokumenty w postaci papierowej składa się w sekretariacie Urzędu albo przesyła pocztą na adres podany w ogłoszeniu.
2. W ogłoszeniu określa się:
   1. czy dla zachowania terminu złożenia dokumentów rozstrzygająca jest data ich nadania w placówce pocztowej, czy data wpływu do Urzędu;
   2. czy istnieje możliwość przekazania dokumentów w postaci elektronicznej. W tym przypadku ogłoszenie zawiera także informację, że dokumenty w postaci elektronicznej należy przesyłać za pośrednictwem ePUAP opatrzone podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
   3. W ogłoszeniu wskazuje się, że dokumenty przesłane za pomocą poczty elektronicznej nie będą rozpatrywane.
   4. Dokumenty kandydatów są rejestrowane w sekretariacie Urzędu i przekazywane Księgowości.

---

§ 9

1. Nabór na wolne stanowisko pracy przeprowadza komisja składająca się z 3 osób, w tym:
   1. Przewodniczącego komisji – Zastępcę PLW lub Osobę wyznaczoną przez PLW;
   2. Członka komisji – Koordynatora komórki organizacyjnej, do której nabór jest przeprowadzany;
   3. Członka komisji – pracownika Księgowości.
2. Skład komisji każdorazowo powoływany jest przez PLW osobnym zarządzeniem.
3. W przypadku, gdy zaistnieje konieczność zmiany członka komisji, wskazanego w zarządzeniu, fakt ten jest odnotowywany w protokole z przeprowadzonego naboru. Konieczność zmiany może wynikać z odmowy podpisania oświadczenia, o którym mowa w § 10 ust. 5, pilnych obowiązków służbowych, nieobecności w pracy lub złego stanu zdrowia członka komisji.

§ 10

1. Pracami komisji kieruje jej Przewodniczący.
2. Członkowie komisji mają równe prawa, w szczególności prawo do niezależnej i obiektywnej oceny kandydatów biorących udział w naborze.
3. Członkowie komisji są obowiązani do zachowania w tajemnicy, uzyskanych w trakcie naboru, informacji o kandydatach.
4. Członkowie komisji są obowiązani do zachowania bezstronności i nie mogą pozostawać z żadnym z kandydatów w takim stosunku, który mógłby budzić wątpliwości co do bezstronności ich działania.
5. Członkowie komisji podpisują oświadczenie, którego wzór określa załącznik nr 2 do regulaminu.
6. Obsługę komisji zapewnia Księgowość.

§ 11

1. Selekcja kandydatów jest przeprowadzana na podstawie wymagań, które określone zostały w treści ogłoszenia.
2. Selekcja kandydatów ma na celu sprawdzenie spełniania przez kandydatów uczestniczących w naborze zewnętrznym wszystkich wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych, zawartych w ogłoszeniu.
3. Selekcja kandydatów składa się z 3 etapów:
   1. I etap – weryfikacja ofert pod względem formalnym,
   2. II etap – pisemny test wiedzy;
   3. III etap – rozmowa kwalifikacyjna.

§ 12

1. Dokumenty aplikacyjne są weryfikowane pod względem formalnym przez pracownika Księgowości będącego członkiem komisji, a następnie przedkładane pozostałym członkom komisji. Czynności dokumentowane są na formularzu ze wstępnej weryfikacji stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia. Wypełniony formularz dołącza się do protokołu.
2. Pracownik Księgowości informuje kandydatów, za pomocą poczty elektronicznej lub telefonicznie:
   1. o terminie i miejscu przeprowadzenia kolejnych etapów selekcji kandydatów – co najmniej na 3 dni kalendarzowe przed wyznaczonym terminem kolejnego etapu naboru;
   2. o wynikach uzyskanych w poszczególnych etapach selekcji kandydatów.

---

§ 13

1. Do udziału w pisemnym teście wiedzy albo sprawdzianie umiejętności praktycznych są zapraszani wszyscy kandydaci, których oferty zostały złożone w terminie oraz spełniają wymagania formalne zawarte w ogłoszeniu.
2. Komisja może odstąpić od przeprowadzenia pisemnego testu wiedzy albo sprawdzianu umiejętności praktycznych wtedy, gdy liczba kandydatów jest mniejsza niż 3.
3. Pisemny test wiedzy składa się z maksymalnie 20 pytań jednokrotnego wyboru, z których 25% stanowią pytania ogólne dotyczące służby cywilnej oraz administracji publicznej, natomiast 75% stanowią pytania merytoryczne wynikające z zadań realizowanych na stanowisku.
4. Za przygotowanie pytań do części ogólnej testu odpowiada Księgowość, natomiast pytania specjalistyczne są opracowywane przez komórkę organizacyjną, do której nabór jest przeprowadzany.
5. Pytania specjalistyczne, wraz z kluczem odpowiedzi, są przekazywane przez komórkę organizacyjną, do której nabór jest przeprowadzany, do członka komisji będącego pracownikiem Księgowości, najpóźniej na 3 dni robocze przed wyznaczonym terminem przeprowadzenia pisemnego testu wiedzy.
6. Za każdą prawidłową odpowiedź w pisemnym teście wiedzy przyznaje się 1 punkt, za nieprawidłową – 0 punktów.

§ 14

1. Warunkiem udziału w rozmowie kwalifikacyjnej jest uzyskanie w II etapie selekcji wyniku co najmniej 60% punktów możliwych do zdobycia.
2. Do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej jest zapraszanych nie więcej niż 5 kandydatów, którzy uzyskali najwyższą liczbę punktów w II etapie selekcji, chyba że większa liczba kandydatów uzyska taką samą liczbę punktów.
3. W przypadku nieuzyskania w II etapie selekcji przez żadnego z kandydatów wymaganej w ust. 1 liczby punktów, procedurę naboru uznaje się za nierozstrzygniętą i stosuje się § 18 ust. 1.

§ 15

1. Rozmowa kwalifikacyjna ma na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w ogłoszeniu, które nie zostały zbadane w poprzednich etapach selekcji kandydatów, w tym:
   1. umiejętność skutecznej komunikacji;
   2. znajomość języka obcego, jeśli jest wymagana na stanowisku pracy, a w ogłoszeniu nie określono konieczności przedstawienia dokumentu potwierdzającego jego znajomość;
   3. inne wymagania niezbędne na stanowisku pracy.
2. Komisja przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną z kandydatami na podstawie wcześniej przygotowanego arkusza weryfikacji wymagań niezbędnych, którego wzór określa załącznik nr 3 do regulaminu. Wszystkim kandydatom zadaje się jednakowe pytania.
3. Pytania, wraz z odpowiedziami, komórka organizacyjna, do której nabór jest przeprowadzany, przekazuje do pracownika Księgowości będącego członkiem komisji, najpóźniej na 3 dni robocze przed wyznaczonym terminem przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Członkowie komisji, podczas rozmowy kwalifikacyjnej, oceniają kandydatów, stosując punktację w skali od 0 do 3 za każde pytanie. Członkowie komisji dokonują ustaleń co do oceny kandydatów w drodze uzgodnienia albo głosowania bezwzględną większością głosów.
5. Wyniki rozmowy kwalifikacyjnej są dokumentowane na arkuszu oceny z rozmowy kwalifikacyjnej, którego wzór określa załącznik nr 4 do regulaminu.

---

§ 16

1. W przypadku naborów na stanowisko kierownika lub zastępcy kierownika oddziału, w których jednym z wymagań jest umiejętność kierowania zespołem, może zostać przeprowadzony dla kandydatów sprawdzian kompetencji kierowniczych.
2. Za organizację sprawdzianu kompetencji kierowniczych odpowiada Księgowości.
3. Przeprowadzenie sprawdzianu kompetencji kierowniczych może zostać zlecone osobie niebędącej członkiem komisji, która posiada odpowiednie kwalifikacje do oceny tego sprawdzianu.

§ 17

 

Na podstawie informacji zawartych w arkuszu zbiorczej oceny kandydatów, której wzór określa załącznik nr 5 do regulaminu, komisja wyłania 5 najlepszych kandydatów, którzy uzyskali co najmniej 60% punktów możliwych do zdobycia we wszystkich etapach naboru i przedstawia ich PLW w celu zatrudnienia wybranego kandydata.

§ 18

Po zakończeniu selekcji kandydatów, pracownik Księgowości sporządza protokół z naboru na wolne stanowisko pracy, którego wzór określa załącznik nr 6 do regulaminu.

1. Po zatwierdzeniu protokołu naboru przez PLW, pracownik Księgowości informuje kandydatów o wynikach naboru.
2. W przypadku zakończenia naboru bez wyłonienia najlepszych kandydatów, pracownik Księgowości sporządza protokół, zawierający informację o zaistnieniu tego faktu, wraz z uzasadnieniem.

§ 19

1. Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze jest upowszechniana informacja o wyniku naboru, której wzór określa załącznik nr 7 do regulaminu.
2. Po upływie 3 miesięcy od nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru, dokumenty kandydatów, którzy nie zostali wyłonieni w drodze naboru, zostają zniszczone przez pracowników Księgowości.
3. Pracownik Księgowości umożliwia, po wcześniejszym umówieniu terminu i okazaniu dokumentu tożsamości, kandydatom biorącym udział w naborze wgląd do dokumentów z naboru, w części ich dotyczącej.
4. Pracownik Księgowości, po wcześniejszym umówieniu terminu i okazaniu dokumentu tożsamości, umożliwia osobisty odbiór dokumentów złożonych przez kandydatów, z wyjątkiem oświadczeń, listu motywacyjnego i życiorysu, w terminie do 3 miesięcy od opublikowania informacji o wyniku naboru.